Gaum logo

Kontrakt. Jak zacząć szkolenie, by uniknąć trudnych sytuacji?

Autor: Joseph Wera – Trener Trenerów, Coach, Motywator

Jak osiągnąć sukces na sali szkoleniowej? Tego nie muszę Wam tłumaczyć. Warto z pewnością być konsekwentnym. A co się może wydarzyć, jeżeli tego się nie robi, opowiem Wam na własnym przykładzie.

Moim ulubionymi szkoleniami są szkolenia dla trenerów. Motywują mnie do ciągłego samorozwoju poprzez pracę z ludźmi bardzo wymagającymi oraz świadomymi swoich celów, a zarazem otwartymi na nową wiedzę i umiejętności. W naszej firmie, oprócz Kursu trenerskiego, prowadzę szkolenia dla naszych trenerów, aby podnosić ich kompetencje i o pierwszym takim szkoleniu opowiem. Było to w 2009 roku. Ustaliliśmy, że warto byłoby poprowadzić warsztat „Jak radzić sobie w trudnych sytuacjach na sali szkoleniowej”. Przybyli na szkolenie ludzie z dużym doświadczeniem trenerskim, więc warsztat zapowiadał się interesująco.

Podczas prowadzenia drugiego modułu zadzwonił telefon jednego z trenerów. On wyłączył go szybko. Za chwilę, zadzwonił inny telefon, więc lekko zirytowany skomentowałem ten fakt słowami „Czy ja muszę przypominać Wam o wyłączeniu telefonu?” Na to dostałem błyskawiczną ripostę z nutką sarkazmu – ale nie było w kontrakcie, że mamy wyłączyć telefony…

No i tu błyskotliwy trener miał rację. Zapomniałem ustalić z grupą zasady obowiązujące na sali dotyczące używania telefonów. Kontrakt szkoleniowy (zbiór zasad obowiązujący wszystkich na sali) to kluczowy i bardzo ważny element budowania procesu szkoleniowego i procesu grupowego przez trenera. Zasady na szkoleniu są po to, aby zapobiegać różnym trudnym lub dziwnym sytuacjom.

Kontrakt to także zestaw norm, które pozwalają określić, w jaki sposób będziemy pracowali, czym będziemy się kierowali podczas zajęć. Wielu trenerów stawia sobie pytanie, czy narzucać kontrakt, czy pozwolić ustalić zasady grupie ? Uważam, że jedno i drugie rozwiązanie ma swoje zalety i wady i trzeba to dostosować do grupy, z którą pracujemy. Jako trener masz prawo ustanowić zasady „ex catedra”- to się sprawdza w tzw. grupach „świeżych”, pracowniczych. Narzucając zasady grupie, mimo wszystko potrzebujemy jej akceptacji. W grupach zaawansowanych, menedżerskich, trenerskich, możesz pokusić się o wspólne wypracowanie zasad, co spowoduje, że ludzie Ci będą chętniej ich przestrzegać, ponieważ sami je ustanowili.

Jakie ustalisz zasady zależy od Ciebie i od grupy szkoleniowej, z którą pracujesz. Zaproponuję Wam listę zasad, z których korzystam w zależności od grupy i szkolenia (oczywiście nie z wszystkich na jednym szkoleniu, bo byłoby ich za dużo!). Na pewno część z nich stosujecie. Dzielę zasady na 3 grupy: komunikacyjne, moralne (wartości) i porządkowe.

ZASADY KOMUNIKACYJNE

Zasady te mają pomóc nam w komunikowaniu się w grupie i pozwolić na jak najszybszą integrację aby proces uczenia był jak najbardziej optymalny.

Mówimy sobie po imieniu

Jestem zwolennikiem, aby w czasie szkolenia wszyscy mówili sobie po imieniu. Zasada ta pozwala „skrócić dystans” między uczestnikami, wejść szybciej w bliskie relacje. Gdy na sali są podwładni i ich szefowie, zasada ta pozwala podwładnym poczuć się bardziej komfortowo i luźno.

Mówimy pojedynczo i w swoim imieniu

Zasada ta odnosi się do sposobu komunikowania się przez uczestników. Podczas szkolenia, zwłaszcza gdy omawiamy kontrowersyjne tematy, uczestnicy będą „wyrywali się do głosu”, co zakłóci bardzo szkolenie i nie pozwoli osobom mniej przebojowym wyrazić swojego zdania publicznie. Motywujemy też grupę do tego, aby poszczególni uczestnicy słuchali się nawzajem. Trener ustanawia też regułę, że swoje opinie wyrażamy za siebie, zamiast uogólniać. To ważne, z punktu widzenia budowania odpowiedzialności za swoje wypowiedzi, opinie i oceny.

 Przykład: Zamiast mówić – Tak wszyscy uważają, że to się nie sprawdzi , mów – Moim zdaniem to się nie sprawdzi.

Każde pytanie jest mądre

Ta zasada to zachęcenie uczestników szkolenia do pełnej otwartości i zadawania pytań, gdy czegoś nie wiedzą. Wiele osób boi się zadawać pytania, bo obawia się ośmieszenia przed innymi uczestnikami, zwłaszcza przed szefami . Zasada ta pozwala uczestnikom poczuć się bardziej bezpiecznie w grupie.

Udzielanie informacji zwrotnej

Podczas szkolenia często korzystamy z takich narzędzi jak scenki, studium przypadku, czy gry i zabawy. Omawiając je, wystawiamy uczestników tych ćwiczeń na krytykę obserwatorów. Należy więc ustalić zasadę, że omawiamy konkretne zachowania uczestników, a nie osobę poprzez wytykanie jej błędów. Ta zasada pozwala uczestnikom czuć się bezpiecznie podczas ćwiczeń na forum. Ważne, aby zawsze przestrzegać tej zasady podczas ćwiczeń. Warto dodatkowo wprowadzić zasadę, że udzielając informacji zwrotnej zawsze zaczynamy od pochwał, a później przechodzimy do elementów wymagających poprawy lub zmiany. Aby chronić osoby, które popełnią bardzo dużo błędów podczas ćwiczeń, dodatkowo możemy wprowadzić normę, iż udzielamy tyle samo pochwał jak i konstruktywnej krytyki. Ta dodatkowa zasada powstrzyma uczestników przed „linczem” osoby, która zrobiła ćwiczenie bardzo źle.

ZASADY MORALNE (WARTOŚCI)

Każda grupa, aby szybciej się integrować, potrzebuje wartości, dlatego warto je wprowadzać na szkoleniu. Zasady moralne dają również duże poczucie bezpieczeństwa uczestnikom.

Szacunek – każdy ma prawo do swojego zdania

Szacunek to kluczowa i uniwersalna wartość podczas szkolenia. Każdy z nas lubi i chce być szanowany oraz mieć pewność, że to, co powie – jego doświadczenie, będzie wysłuchane z szacunkiem. Zasada ta pozwala ośmielić wycofanych uczestników i zaprosić ich do dyskusji na forum. Reguła szacunku powinna być szczególnie respektowana przez trenera, który zawsze powinien wysłuchać odmiennych opinii uczestników na temat nauczanych przez siebie treści.

Każdy w grupie ma te same prawa

Zdarza się nam prowadzić szkolenia, gdzie uczestnikami są podwładni i szefowie. Często jest to niekomfortowa sytuacja dla każdej ze stron. Czasami niektórzy uczestnicy, zwłaszcza szefowie, próbują się wyłamywać od zasad uważając, że im wolno, bo są szefami. Nie tylko dają negatywny przykład innym uczestnikom, ale przede wszystkim bardzo destrukcyjnie wpływają na proces grupowy.

Dyskrecja

Ludzie boją się często oceny innych, więc nie chcą aby ktoś dowiedział się, że robili na szkoleniu coś źle. Obawa przed tym, że inni mogą się dowiedzieć o porażkach powstrzymuje ludzi przed aktywnością. To kolejna zasada odwołująca się do poczucia bezpieczeństwa uczestników.

Zaufanie

Na szkoleniach zdarza się nam poruszać różne obszary, często drażliwe w firmie lub bardzo osobiste. Często ludzie powstrzymują się przed otwartym mówieniem o firmie, czy swoich problemach, bojąc się osobistych konsekwencji. W niektórych szkoleniach (np. radzenie sobie ze stresem) zasada pozwala nam wejść głęboko w postawy uczestników, dzięki czemu możemy mieć na nie większy wpływ.

Odpowiedzialność

To bardzo ważna zasada odnosząca się do postaw uczestników. W procesie szkoleniowym, za rezultaty szkolenia odpowiedzialny jest nie tylko trener, ale tak samo uczestnicy. Trener odpowiada za przygotowanie szkolenia, wiedzę merytoryczną, umiejętności przekazywania wiedzy i uczenia nowych umiejętności, a uczestnicy za swoje zachowania i chęć wzięcia ze szkolenia, tyle ile zechcą się sami nauczyć.

Otwartość

Kolejna zasada wpływająca na postawę i redukująca opór grupy przed nowymi treściami. Można poprosić grupę, aby była otwarta na wszystkie nowe treści (umiejętności), nawet te, z którymi się nie zgadzają oraz żeby ocenę tych treści pozostawili do czasu zastosowania ich w życiu. Bardzo przydatna zasada, gdy w czasie szkolenia robimy „rewolucję w głowach” ludzi.

Wybór

To reguła , która pozwala uczestnikom na korzystanie, lub nie, z proponowanych na szkoleniu narzędzi i sposobów działania. Jest bardzo przydatna w sytuacji, gdy uczestnik uporczywie podważa zasadność jakiegoś narzędzia (np. zasady win-win). Zamiast prowadzić jałowe dyskusje, czy to działa, czy nie lub wpadać w konflikt, trener odwołuje się do zasady wyboru. Zasada ta może być również wyborem, czy dana osoba uczestniczy w danym ćwiczeniu czy nie.

Aktywnie ćwiczymy

Zasadę tę warto wprowadzić w grupach, które nie mają doświadczenia szkoleniowego. Często dla nich szkolenie kojarzy się z wykładem. Nagle ktoś wymaga od nich aktywności na forum i duża część uczestników boi się tego. Gdy mamy opór poszczególnych uczestników możemy odwołać się do tej zasady.

ZASADY PORZĄDKOWE

Warto pomóc sobie samemu w prowadzeniu szkolenia, dlatego zasady porządkowe są niezbędne w kontrakcie. Zapobiegają niepotrzebnemu harmidrowi i pozwalają łatwiej osiągnąć cel szkolenia.

Mówimy pojedynczo

Podczas szkolenia, zwłaszcza, gdy omawiamy kontrowersyjne tematy, uczestnicy będą „wyrywali się do głosu”, co bardzo zakłóci szkolenie i nie pozwoli osobom mniej przebojowym wyrazić swojego zdania publicznie. Z jednej strony zapraszamy uczestników do aktywnego udziału, z drugiej strony panujemy nad porządkiem na sali. Zasadą tą motywujemy też grupę do tego aby poszczególni uczestnicy słuchali się nawzajem.

STOP

Zasadę STOP – stosujemy wtedy, gdy podczas dyskusji uczestnicy lub trener zanadto odchodzą od głównego nurtu. Uczestnicy mają często tendencje do opowiadania swoich doświadczeń. Może to doprowadzić do przegadywania szkolenia i oddalać realizację celów szkoleniowych. Warto więc dać sobie prawo do skracania i ucinania „osobistych przypadków”. Pamiętaj! Cele szkoleniowe są ważniejsze, niż potrzeby wygadania się lub zaistnienia w grupie pojedynczego uczestnika.

Punktualność

Jeżeli chcemy zrealizować wszystkie cele, trzeba panować nad czasem. Od punktualności uczestników, jak i trenera zależy, czy czas na szkoleniu będzie w pełni wykorzystany. Ta reguła jest bardzo ważna, gdy szkolenie odbywa się na terenie firmy i uczestnicy w przerwach wracają do swoich zajęć.

Zakaz używania telefonów i laptopów

Telefony i laptopy to zmora szkoleń. Uczestnicy (zwłaszcza z działów sprzedaży) często uważają, że „świat się zawali”, gdy nie odbiorą telefonu lub nie odpiszą na maila. Ustalenie zasady, że w przerwie oddzwaniamy i korzystamy z komputera pozwala skupić się uczestnikom na zdobywaniu nowych umiejętności.

Napoje w każdej chwili dla każdego

Na szkoleniu nie zapominajmy też o potrzebach niższego rzędu, takich jak napoje. Gdy catering mamy na Sali szkoleniowej można wprowadzić taką zasadę, aby ludzie mogli się skupić na treści szkolenia, a nie myśleli o tym, że chce im się pić.

Przedstawiłem Wam zasady, które ja stosuję. Ty możesz pomyśleć i wprowadzić swoje reguły, które pozwolą Tobie unikać trudnych sytuacji. Ktoś może zadać pytanie: „Ile zasad wprowadzić”? Odpowiem na nie: „Tyle, ile potrzeba danej grupie”.

W szkoleniach twardych wystarczy kilka, aby zapanować nad grupą. W szkoleniach miękkich, gdzie pracujemy na postawach i zmianie może będzie nam potrzebne nawet 10. Reguły, które wprowadzamy, zawsze powinny być dopasowane do grupy i spójne z celem szkolenia, bo inaczej nie zadziałają profilaktycznie. Kontrakt, aby pomagał trenerowi, musi wisieć na ścianie przez cały czas trwania szkolenia, aby w trudnej sytuacji móc łatwo się do niego odnieść. Możesz, po omówieniu zasad, poprosić każdego, aby podpisał się na Flip-charcie.

W razie potrzeby można oczywiście dopisywać dodatkowe normy, jeżeli powstają jakieś problemy, których nie przewidzieliśmy.

 

gaum Październik 9th, 2015

Zobacz dla kogo pracowaliśmy